Análisis para la implantación de Software Libre en la Empresa

Sí, tengo que reconocerlo. Cuando mi hermano pequeño y yo estudiábamos en la Universidad (yo una carrera para ganar dinero y él otra para cambiar el mundo) me habló, por primera vez, del Software Libre. Estuve riéndome de él un buen rato y le dije que nunca saldría de pobre.

Este artículo es, de alguna manera, una sincera disculpa (perdona Nano), porque, las vueltas que da la vida, ahora que trabajo en organización de Sistemas de Información, estoy persiguiendo a mis directores para que efectuemos un análisis que lleve a la implantación de una solución Open Source en nuestra Corporación.

La crisis actual está provocando lo nunca pensado: que empresas que, por la dificultad del posible cambio de sus Sistemas Propietarios instalados en sus PCs a una solución de Software Libre, han venido descartando un proyecto de estas características, ahora comiencen a analizar las posibilidades de llevar a cabo una migración total o parcial.

Lo importante de estos análisis es considerar que no es necesario adoptar una solución "café para todos". ¿Cuántos de los que trabajamos en Departamentos de Sistemas no hemos oído a la hora de proponer un cambio hacia Open Source en los equipos de usuarios, comentarios del tipo?:

"pero ¿¿no te das cuenta de que el Departamento Financiero consolida en Excel a través de documentos asociados por "macros" en distintas carpetas del servidor?? A saber lo que tienen esos Excel por detrás y si van a funcionar las fórmulas en otro tipo de Hoja de Cálculo...? ¡¡Nos quedaríamos sin "reporting", la Dirección sin información, todo sería un caos que acabaría con la empresa..."

¿¿??

Porque ojo, mucho CRM, mucho ERP, pero en toda tierra de garbanzos se consolida en Excel y se presentan los resultados en Powerpoint...

Bien, aislemos el problema segmentando a nuestros usuarios. Definamos un alcance en el que las áreas más sensibles al cambio no participen (quizás hablamos de un 10% de la plantilla ¿?) y consideremos un piloto teniendo en cuenta resolver preguntas tales como:

1. - ¿Es factible que un porcentaje elevado de nuestros equipos puedan utilizar Open Source?


2. - ¿Los CRMs y ERPs que utilizamos y que en ocasiones están preparados para descargar datos en programas de Microsoft Office (o cualquier otra solución propietaria), funcionarían con una solución Open Source?


3. - ¿Cuál es el grado de uso de las aplicaciones Microsoft Office (o cualquier otra solución propietaria) de nuestros empleados? ¿Con qué objeto y periodicidad? Esto puede ayudarnos a segmentar aún más a nuestros usuarios.


4. - ¿Tienen que tener una imagen Microsoft completa los equipos que sólo se utilizan para conectarse a nuestro ERP?


5. - ¿Es factible asumir el coste de contar con dos tipos de mantenimiento de nuestros equipos (uno basado en Open Source y otro en aplicación propietaria)? ¿Son éstas perfectamente compatibles entre sí?


6. - A la hora de considerar una posible solución Open Source ¿nuestros usuarios trabajan habitualmente conectados a la red o de forma "off-line"?


7. - ¿Qué esfuerzo de formación y gestión del cambio, en tiempo y coste, será necesario a la hora de implantar una solución Open Source?

En este piloto será fundamental:

1. 1. Seleccionar los equipos que intervendrían en el mismo y que deben permitirnos conseguir respuestas a todas las preguntar planteadas: soporte, "Enterprise Services", comunicaciones, usuarios... han de ser miembros del equipo de proyecto.


2. 2. Construir un Caso de Negocio ("Business Case", para los que venimos y sufrimos en consultoría) en el que podamos traducir este cambio tecnológico y cultural al Román Paladín de nuestra dirección: Los EUROS. Este documento debería incluir:




1. 1. Los ahorros debidos a las reducciones de costes por licencias.


2. 2. La inversión en infraestructuras necesaria para el cambio (si es necesario efectuarla).


3. 3. El aumento estimado de los costes de mantenimiento al tener dos tipologías de equipos: aquellos con Software Libre y aquellos que suponemos no se podrán migrar en el corto plazo, si así se ha concluido en nuestro análisis de posible segmentación de usuarios.


4. 4. El coste de formación y gestión del cambio.


3. 3. Comunicar la conclusión ¿es rentable nuestra solución?

Pues nada, a intentar que en mi empresa se considere este piloto estoy. Si de 1000 equipos consiguiéramos migrar a Open Source 900, ¿Podríamos estar hablando de un ahorro en licencias de 180.000 EUR de media????

Ya os contaré si al final lo hemos conseguido y, sobre todo, para comenzar dando ejemplo, aquí me tenéis escribiendo el artículo con una Solución Libre. Desde luego, Nano, qué razón tenías....